«Calendarista es muy recomendable para coordinar personas, tareas y plazos»

Volvemos con una micro entrevista a uno de nuestros clientes repetidores, Javier García-Manglano, investigador del Instituto Cultura y Sociedad (ICS) de la Universidad de Navarra. Javier nos cuenta algunos de sus trucos sobre productividad y organización y, además, nos ha mostrado algo que nos ha encantado, «el año a vista de pájaro se nos queda corto, el año a vista de águila».

Entrevista a Javier García-Manglano, investigador de la Universidad de Navarra

Hola Javier, ¿nos puedes contar un poco a lo que te dedicas?
Trabajo en «Youth in Transition», un grupo de investigación interdisciplinar del Instituto Cultura y Sociedad (ICS) de la Universidad de Navarra. Trabajamos proyectos relacionados con los retos (personales, profesionales y relacionales) que afrontan los jóvenes de hoy en los años de transición hacia la edad adulta. Somos un grupo pequeño, con cuatro investigadores estables y varios alumnos colaboradores.

¿Cuáles son tus trucos para mejorar la productividad?
Aunque son útiles, los múltiples sistemas de gestión del tiempo, productividad, etc. tienen un peligro, por lo menos para investigadores: que uno puede pasar más tiempo buscando, aplicando y perfeccionando su gestión que realizando la investigación misma. Por eso pienso que no conviene usar técnicas muy complicadas o que requieran mucho mantenimiento, sino que es mejor tener pocas reglas, sencillas y claras. A mí me sirven estas:

• asignar cada día o parte (mañana o tarde) a un proyecto, sin saltar entre proyectos durante al menos tres o cuatro horas.
• usar siempre una lista de tareas compartida con el equipo, con tareas específicas (no generales), asignadas a un responsable, y si es preciso con un plazo.
• poner las tareas de gestión al final de cada mañana o tarde, para que tengan un límite –una hora a la que tienes que terminar e irte– pues de lo contrario son como el gas: se expanden y terminan ocupándolo todo.
• disminuir al máximo las notificaciones, tanto del teléfono móvil (que solo se active por llamadas entrantes) como del ordenador (que no avise de correos entrantes, actualizaciones, etc.)
• y, por supuesto, todo en el calendario: yo combino Google Calendar con la «vista de pájaro» de Calendarista.

¿Conoces otras técnicas de productividad que utilicen otras personas o equipos?
Muchas, y he probado algunas como Freedom o Cold Turkey, que permiten eliminar distracciones. Pero al final siempre termino volviendo a lo básico, que son los cinco puntos de arriba. Cada uno tiene que buscar su equilibrio entre gestión del tiempo… y «gestión» de la gestión del tiempo: si uno complica mucho su sistema de productividad, termina con una complejidad paradójica, en la que mucho tiempo se va organizando, y poco trabajando.

¿Desde cuándo utilizas Calendarista como herramienta y cuál es la ventaja principal que te aporta frente a otros calendarios/herramientas?
Desde que lo descubrí, en 2018. Me encanta porque cumple lo que digo arriba del equilibrio entre lo complejo y lo sencillo: nos permite ordenar y visualizar muchos eventos y tareas en poco espacio. En el Calendario anual podemos ver las fechas más importantes (plazos, ausencias del equipo, conferencias y reuniones) de un vistazo, por lo que se ha terminado convirtiendo en una referencia constante.

Además, combinamos colores de modo que representen a las personas del equipo o a los distintos proyectos. Nos resulta de tal utilidad que una del equipo decidió un día tachar «a vista de pájaro» en el pie del calendario y escribir «a vista de águila» porque le parecía que lo primero se quedaba corto de ambición.

¿A quién se lo recomendarías?
A cualquier persona que maneje proyectos diversos con pequeños o medianos equipos de trabajo. En el fondo, se lo recomiendo a cualquier grupo u organización en los que haya que coordinar personas, tareas y plazo… y en esto incluiría no sólo empresas sino también familias.